司法部、国家档案局印发公证档案管理办法并答记者问

东莞厚街律师获悉

最近司法部和国家档案局发布了《公证档案管理办法》（简称为《办法》），司法部及国家档案局的负责人就《办法》的相关内容接受了记者的询问。

问：请介绍《办法》修订的背景。

回答如下：公证文书资料是承载公证事务进程的核心媒介，属于国家档案系统的关键构成，同时担当公证业务监督与品质控制的核心凭证。1988年，司法部与国家档案局颁布了《关于发布〈公证文书立卷归档办法〉和〈公证档案管理办法〉的通知》，这标志着我国早期制定出针对专业档案管理的详细准则。《办法》推行之后，对于引导公证单位管理档案资料，推动公证事务标准操作，起到了显著效果。现阶段，各公证单位已经积累了并维护着众多公证档案，其数量在近些年以每年超过千万卷的速度持续增加。二零二零年更新的《中华人民共和国档案法》以及二零二四年出台并执行的《中华人民共和国档案法实施条例》，针对当前状况对我国档案事务治理设定了新的规范。公证领域业务拓展迅猛，档案管理标准随之演变，因此务必对《办法》加以修正和补充。修订工作期间，司法部和国家档案局共同实施了考察活动，大量征询了省市级档案机构、公证组织、基层公证从业者以及学术界的看法，最终达成了此次修订目标。

问：修订《办法》的主要思路是什么？

回复如下：该《办法》的修订主要依照以下原则进行：首先，依照相关法律条文对档案管理进行规范。具体包括执行《中华人民共和国公证法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等法规中关于档案管理的规定，清晰界定公证组织及司法行政单位、档案管理机构、公证行业组织在公证档案管理方面的职责，促进不同部门间的协作，构建协同工作机制。其次要适应新时期工作需要。需要适度拓宽公证档案内涵外延，推动公证电子档案数字化进程，改进公证档案保存时限，健全公证文书建档标准，对公证组织借助外部机构处理档案事务作出规范，促进公证业务进步。还要统一工作步骤。改进档案使用办法，设定内部调用的具体标准和限制，针对不同机构制定差异化的使用流程和资格；界定档案送交国家级综合档案馆的资格，提供公证单位档案管理的指引。

问：《办法》对公证档案管理部门职责有何规定？

该机构既是公证领域的行政监管单位及行业自我约束团体，亦为国家档案的监管机关。为加强监督，《办法》健全了该机构的职责分工：首先界定了工作范围。《办法》规定国家司法行政机关负责拟定全国通用的公证文件保管规范，并会同国家档案管理机构对全国公证文件管理实施监督、指导与核查。省市级司法行政部门和档案管理部门负责管理本地区的公证文书档案，实施监督、指导及核查，公证行业组织协助司法行政机关实施对公证文书档案工作的指导与教育。其次，要增进协作交流。《规程》明确司法行政机关、公证行业组织需与同级行政档案管理机构强化沟通协作，共同负责本区域公证文书档案的交接、保存、查验以及公证单位档案人员的培养等事务。三是加强监督审查。《办法》规定司法行政部门、公证团体及档案管理机构需对公证档案管理所有环节实施监督核查。

询问为何《办法》新添条款，准许公证单位借助采购服务途径，委派档案服务组织施行相关业务，其缘由何在？

依照《中华人民共和国档案法》以及《中华人民共和国档案法实施条例》的相关规定，档案服务企业能够介入档案管理活动。传统上，公证档案多由公证组织自行负责存储，也有部分会送交当地档案管理机构。近些年，部分公证组织为改进公证档案的维护工作，选派具备专业能力的档案服务企业负责档案的整理及数字化处理等任务。《办法》指出公证组织能够选用档案服务公司的相关业务，不过公证材料中包含当事人的商业机密或个人隐私，为防止材料遭到损毁更改、信息发生外泄，《办法》要求必须仔细检查档案服务公司的安全防护水平与工作资格，订立委托合同，对档案服务实施事先、进行中、事后的全面监管，并且对档案服务公司所提供的档案管理制定了详细规范。

问：《办法》对公证档案利用有哪些规定？

使用公证文书是档案管理工作的关键环节。哪些组织能够查阅公证文书、文书内哪些资料允许查阅、查阅程序应如何执行，《办法》都进行了详细说明。首先需要公证处制定查阅制度，依据档案的保密等级、内容性质和查阅目的，设定不同的查阅权限、适用范围以及审批备案流程。其次要完善内部使用监管，该公证部门职员动用公证文书资料，务必执行审阅、备案流程东莞厚街律师，未获准许不可将文书资料携出划定范围。第三点在于明确外部使用规范和流程，对非本公证处单位或个人，根据不同对象实施差异化管理，比如增设监察单位、国安部门因案件需求查阅公证记录的条款，清晰界定其他公证处因业务需求调取记录的规范，以及当事人本人或通过代理人申请查阅记录的步骤，从而拓宽并简化了公证记录的调取途径。

问：《办法》对公证档案的保管和销毁有哪些新规定？

答：1988年的《办法》明确，公证档案的保存时间分为永久、六十年和二十年，这个期限明显比机关文书档案的永久、三十年和十年要长得多。根据新档案法及其实施条例的修订厚街律师，《办法》进行了相应调整，具体如下：公证档案的保存时间大幅压缩，原先的永久、六十年和二十年期限，分别修改为永久、三十年和十年，同时制定了《公证档案保存时间表》，作为附件附在后面。其次要确定公证文书资料保管的职责，说明公证组织能够运用书面通知、工作地点公告等途径，把这个文书的保存时长告诉相关方。还要对公证文书资料销毁的标准和步骤做出规定，指出当保存期限到了，如果经过评定没有留存必要，就必须销毁，不过在销毁之前，需要保留公证书的正本。

《办法》针对公证档案的数字化管理设立独立章节，其必要性体现在何处？

当前，进入信息化的阶段，公证档案实现电子化，以及文书资料归档的数字化变革，是势在必行的趋势。一方面，众多公证组织机构为了方便相关人士，并且提升办理事务的效率，推行了线上办理的途径，因此累积了丰富的电子公证材料。另一方面，传统公证文件多采用纸质形式保存，现在许多地方已把这类实体档案转为电子化存储，这样做不仅大幅降低了保存开支，也减轻了公证部门的工作压力，同时还能把大量文件变成规范化的数据，让原本固定的信息变为实际应用的动力，从而更有力地推动简化程序方便民众。该《办法》为此设立独立章节，详细阐述了公证文件资料数字化进程中的全局性规范和基础性准则，指出电子公证文书与纸质公证文书具备同等法律地位，鼓励加速推进公证文件资料实现数字化，同时针对已数字化的资料，要求必须具备可供核查的条件。

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